Gramma IVR v 3.0
System Gramma IVR to kompletne rozwiązanie sprzętowo-programowe typu IVR (Interactive Voice Response), które pozwala na automatyczną i interaktywną obsługę przychodzących połączeń telefonicznych zgodnie z predefiniowanymi scenariuszami połączeń. Podstawowym zadaniem sytemu IVR jest odciążenie operatorów, dzięki udzielaniu standardowych informacji oraz realizacji prostych zadań. System Gramma IVR udziela odpowiedzi głosowych za pomocą wcześniej przygotowanych nagrań.
W najnowszej wersji zmieniony został interface uzytkownika co pozwala na jeszcze prostsza obsługę oraz dodano wiele nowych funkcji pozwalających na zwiększenie funkcjonalności tworzenia scenariuszy połaczeń.
Zalety systemu Gramma IVR
- Skalowalność systemu, współpraca z dowolną centralą podłączoną za pomocą traktu E1 lub ISDN BRI (port wewnętrzny)
- Łatwy proces wdrożenia systemu w firmie
- Możliwość podłączenia do wielu typów central (np. Alcatel, Panasonic, Platan, Siemens)
- Łatwa edycja istniejących i tworzenie własnych scenariuszy połączeń poprzez zastosowanie przyjaznego użytkownikowi edytora graficznego
- Dobór scenariuszy połączeń w zależności od wielu czynników
- Interakcja z dzwoniącym za pomocą kodów DTMF
- Możliwość integracji z bazami danych i syntezatorem mowy
- Nagrywanie rozmów przekierowanych do konsultantów (opcja dla wersji na trakt E1)
Co zyskujemy stosując Gramma IVR?
Automatyzacja obsługi połączeń przychodzących
System IVR pozwala zautomatyzować odbieranie połączeń przychodzących - klient nie musi oczekiwać na odebranie połączenia przez pracownika firmy. Gramma IVR odbierze połączenie po pierwszym sygnale, powita i poprowadzi przez przygotowany scenariusz, łącząc z odpowiednim pracownikiem lub udzieli automatycznie wymaganych informacji.
Profesjonalny wizerunek naszej firmy
Dzięki zastosowaniu Gramma IVR dzwoniący klient niezwłocznie łączy się z profesjonalnym systemem, który kieruje go do odpowiednich osób bez zbędnego oczekiwania i wielokrotnego tłumaczenia kolejnym pracownikom w jakiej sprawie dzwoni, skracając tym samym czas obsługi. Jesteśmy postrzegani jako profesjonalna firma.
Odciążenie pracowników
Gramma IVR przejmuje od pracowników konieczność odbierania wszystkich telefonów i ustalania z kim klient chce rozmawiać oraz w jakiej sprawie. To klient sam, korzystając z klawiatury telefonu, określi cel rozmowy a następnie zostanie skierowany do odpowiedniego pracownika.
Wstępne rozpoznanie potrzeb klienta
Dzięki możliwości zdefiniowania w systemie Gramma IVR dowolnych menu możemy w łatwy sposób wstępnie określić, w jakiej sprawie klient chce rozmawiać i szybko skierować go do odpowiedniego pracownika.
Łatwość konfiguracji
Gramma IVR posiada graficzny edytor scenariuszy połączeń pozwalający na szybkie dostosowanie programu do potrzeb firmy. Funkcje wyboru scenariusza pozwalają na używanie różnych scenariuszy w zależności od dnia tygodnia, pory dnia czy numeru, z którego dzwoni klient.
Statystyki z pracy systemu
Gramma IVR posiada zestaw statystyk pozwalających w graficzny sposób przedstawić obciążenie systemu oraz efekty pracy osób pracujących w firmie. Pozwala znaleźć miejsca w których klienci nie sa w optymalny sposób obsługiwani.
Integracja z bazami danych
System Gramma IVR pozwala na integrację z istniejącymi w firmie bazami danych i ich wykorzystanie w automatycznej telefonicznej obsłudze klienta, takiej jak np. automatyczne odczytywanie statusów zamówień, sald rozliczeń z klientami.
Przykłady zastosowań
Obsługa połączeń przychodzących na ogólny numer w firmie
Zautomatyzowanie dystrybucji połączeń przychodzących, przekierowywanie połączeń do odpowiednich pracowników. Odciążenie sekretariatu od odbierania połączeń i przekierowywania ich do odpowiednich działów.
Pomoc techniczna i obsługa klienta
Wstępne automatyczne rozpoznanie potrzeb klienta, skierowanie do właściwych pracowników odpowiedzialnych za obsługę danego klienta.
Automatyczne łączenie z opiekunem klienta
Rozpoznawanie klienta na podstawie numeru telefonu i automatyczne kierowanie go do jego opiekuna.
Automatyczne serwisy informacyjne
Tworzenie automatycznych serwisów informacyjnych i ich integracja z danymi zawartymi w bazie danych. Odtwarzanie informacji z bazy za pomocą syntezatora mowy.
Informacje techniczne dotyczące Gramma IVR
Jak podłączany jest system Gramma IVR?
System Gramma IVR podłączany jest do wewnętrznych linii analogowych centrali telefonicznej. Połączenia przychodzące z linii miejskich kierowane są na linie, do których został podłączony Gramma IVR. System odbiera połączenia i kieruje klienta zgodnie ze zdefiniowanym scenariuszem do odpowiednich osób.
Kto skonfiguruje Gramma IVR?
Administrowanie systemem nie wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu telekomunikacji, każdy może administrować systemem we własnym zakresie. System posiada łatwy w obsłudze panel administracyjny pozwalający na definiowanie scenariuszy połączeń, zarządzanie plikami z komunikatami głosowymi, danymi linii wewnętrznych, określanie kryteriów wyboru scenariusza do odtwarzania. Graficzny edytor scenariuszy pozwala na szybkie i proste zdefiniowanie dowolnego scenariusza. Narzędzie do przypisywania scenariuszy pozwala określić kiedy dany scenariusz ma być aktywny. Baza plików dźwiękowych przechowuje wszystkie dostępne w systemie komunikaty, pozwala na szybkie dodanie nowych komunikatów.
Specyfikacja systemu:
- obsługa traktu E1 lub linii ISDN BRI
- graficzny edytor scenariuszy
- proste narzędzie do administrowania systemem
- możliwość zdefiniowania dowolnej liczby scenariuszy
- wybieranie aktywnego scenariusza na podstawie:
- daty, dnia tygodnia, linii przychodzącej, pory dnia, numeru dzwoniącego
- elementy scenariusza:
- odtwarzanie komunikatów
- tworzenie menu, tonowe wybieranie pozycji z menu
- przekierowywanie połączenia na inny numer
- przekierowanie do opiekuna klienta
- nagranie wiadomości głosowej i przesłanie jej na określony adres email
- autoryzacja dzwoniącego w oparciu o numer klienta i PIN
- dodatkowe funkcje dostępne w wersji PRO:
- integracja z syntezatorami mowy *)
- tworzenie zapytań do baz danych, odczytywanie wyników syntezatorem
- menu z wartością domyślną
- indywidualne zapowiedzi o zajętości dla przekierowań połączenia
- definiowanie linii do przekierowania (wewnętrzne i miejskie)
- historia połączeń
- identyfikacja numeru dzwoniącego
- ścieżka scenariusza który przeszedł klient
- data, godzina i czas połączenia
- status połączenia
- możliwość integracji z innymi systemami w firmie
